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Definição: A Apostila de Haia é o certificado de autenticidade de documento público emitido no Brasil, para que ele seja aceito como válido e verdadeiro em país estrangeiro. A certificação da Apostila de Haia, realizada pelo cartório, atesta a origem do órgão e da autoridade ou agente público que assinou o documento. Esse documento público pode ser, por exemplo, uma certidão de nascimento ou diploma de curso superior. A Apostila reconhece a firma do emissor e a autenticidade do documento, para que seja aceito no exterior, com idêntico valor probatório, como se tivesse sido emitido por autoridade diplomática ou consular.
Finalidade do ato: O apostilamento de documento emitido no Brasil por autoridade pública permitirá que esse documento seja aceito no país estrangeiro sem necessidade de sua legalização ou reconhecimento por autoridade consular ou diplomática. Antigamente, a validação de documento para uso no exterior dependia de um processo lento e complicado, que passava pelo Consulado do país de destino do documento e pelo Ministério das Relações Exteriores brasileiro, em Brasília. Um procedimento que antes demorava de 15 a 30 dias, agora é realizado pelo cartório no máximo em 48 horas.
Tradução para a língua estrangeira: A Apostila de Haia deve ser aposta no documento emitido pela autoridade pública brasileira, assim como na tradução do mesmo documento para a língua do país estrangeiro, feita por tradutor juramentado, que são aqueles autorizados pela Junta Comercial do Estado. Portanto, a Apostila deverá ser emitida para os dois atos ou documentos, do reconhecimento da assinatura do emissor do documento, como do reconhecimento da firma do tradutor juramentado.
Documentos que não podem ser apostilados: Não podem ser apostilados os documentos originários de autoridades diplomáticas, ou que tratem de atos internos dos órgãos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, assim como documentos administrativos relacionados com operações de comércio internacional ou aduaneiras, que estão submetidos à legislação especial. Também não podem ser apostilados documentos particulares, salvo se emitidos por universidades, escolas e entidades autorizadas a funcionar por força de lei, em que seus representantes são equiparados a autoridade pública. Documentos que devem ser apostilados para ter validade no exterior: Na maioria dos casos, o apostilamento é necessário para a validade e aceitação, no estrangeiro, dos seguintes documentos: 1) Documentos públicos de autoridade ou funcionário de qualquer jurisdição do Estado, do Ministério Público, de Juiz, Tribunal, escrivão ou oficial da Justiça; 2) Certidões de nascimento, casamento e óbito emitidas pelos Cartórios de Registro Civil de Pessoas
Naturais. 3) Escrituras e Procurações Públicas lavradas por Cartórios de Notas.
4) Diplomas de conclusão de curso médio, superior e pós-graduação e histórico escolar, emitidos por
instituições públicas ou privadas. 5) Traduções juramentadas de documentos públicos ou privados.
6) Atestado de antecedentes criminais.
7) Certidão de débitos tributários ou de processos judiciais.
8) Contratos e estatutos de sociedades e certidões emitidas pela Junta Comercial.
9) Ato notarial de reconhecimento de firma inserido em documentos e contratos privados.
10) Qualquer documento público, como licença, atestado, autorização ou certidão administrativa emitida por
órgão Federal, Estadual ou Municipal. Procedimento para solicitação do apostilamento de documento: O apostilamento pode ser solicitado através de três modalidades de atendimento: a) Por solicitação agendada: a pessoa interessada deve cadastrar o pedido de apostilamento no site do Tabelionato Figueiredo, e agendar data para comparecer ao cartório e entregar o documento original. O agendamento deve ser feito com, pelo menos, 24 horas de antecedência da data de entrega do documento original. O cartório devolve o documento apostilado no prazo de até 48 horas após o recebimento. O agendamento pode ser feito também por comparecimento pessoal ao cartório, sendo observado o mesmo prazo para a execução do serviço, como acima estipulado. O pagamento dos serviços deve ser feito através de boleto emitido pelo Sistema de Arrecadação das Serventias Extrajudiciais do Tribunal de Justiça do Estado (SICASE). b) Por via postal: a pessoa interessada, após cadastrar o pedido de apostilamento no site do Tabelionato Figueiredo, deve enviar, por via postal, pelos Correios, com aviso de recebimento (AR) ou através de empresa de entrega expressa (Fedex, DHL), o documento original. O cartório, após receber o documento original pela via postal, realiza o apostilamento, e envia o documento de volta ao solicitante, no prazo de até 48 horas. O pagamento dos serviços deve ser feito através de boleto emitido pelo Sistema de Arrecadação do Tribunal de Justiça do Estado (SICASE).
c) Solicitação de urgência: havendo necessidade da parte interessada em realizar o apostilamento de urgência, na mesma data de apresentação do documento, sem agendamento, ela deve comparecer, pessoalmente, ao Tabelionato, retirar uma senha de atendimento de apostilamento, entregar o documento ao atendente e aguardar a realização do serviço. O serviço deverá ser concluído em até 2 horas, por lote contendo até 5 documentos. Para cada documento adicional, será acrescido um tempo de execução de 30 minutos. Como a execução do serviço em caráter de urgência provoca atraso na conclusão de apostilamento anteriormente agendado por outro cliente, poderá ser cobrada taxa adicional por documento apostilado. O pagamento dos serviços deve ser realizado através de recibo emitido pelo próprio caixa do Tabelionato, a partir de guia processada no Sistema SICASE.
Digitalização do documento: Todo documento apresentado para apostilamento será digitalizado, e passará a integrar a base de dados do sistema Apostil do e-Notariado e do Conselho Nacional de Justiça. Todavia, em cumprimento das normas da Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (Lei 13.709/2018), o conteúdo desse documento não poderá ser acessado por terceiros não autorizados, mas somente por autoridades públicas. Reconhecimento da firma da autoridade emitente: A Apostila de Haia deve atestar que a assinatura da autoridade emitente aposta no documento é verdadeira ou legítima. Assim, antes de encaminhar o pedido de apostilamento, o interessado deve pesquisar na página do Tabelionato Figueiredo na Internet se a autoridade que assina o documento possui firma registrada no nosso cartório. Se essa autoridade não tiver firma registrada no Tabelionato Figueiredo, o interessado deverá providenciar, antes, o reconhecimento da firma no cartório em que ela possuir registro. Desse modo, o apostilamento irá certificar o sinal público ou assinatura do tabelião ou escrevente do cartório que realizou o reconhecimento da firma da autoridade que assinou o documento a ser legalizado. Países que aceitam o documento apostilado no Brasil: O apostilamento, como instrumento de reconhecimento da validade de documento, é aceito na maioria dos países do mundo, signatários da Convenção da Apostila de Haia. Validação do apostilamento: Após realizado o apostilamento do documento, a Apostila passa a integrar a base de dados do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Apostila, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ. Assim, a verificação da legitimidade e regularidade da Apostila pode ser realizada pela autoridade destinatária no exterior ou por qualquer pessoa através da leitura eletrônica do QR Code constante da apostila impressa. Legislação aplicável: No Brasil, a emissão e validação da Apostila de Haia está regulada pelo Decreto Federal 8.660/2015 e Resolução 228/2016 do Conselho Nacional de Justiça. Preço do serviço da Apostila de Haia: De acordo com a Tabela de Custas e Emolumentos do Tribunal de Justiça do Estado, e segundo o critério definido pelo Conselho Nacional de Justiça – CNJ, no art. 18 da Resolução 228/2016, o valor do ato de apostilamento, por cada documento, independentemente do número de páginas, é de R$ 91,49. Para mais informações sobre Apostila de Haia, Fale com o Tabelião. Para solicitar um pedido de apostilamento, acesse e preencha o formulário de Agendamento.
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